TC Votre temps est précieux

" Chaque matin, je passe au moins deux heures pour lire mes mails ", confie un technico-commercial. L'évolution de la technologie a son revers de médaille. Tout comme la téléphonie mobile qui a mis un fil à la patte aux technico-commerciaux, les rendant accessibles à toute heure, voire corvéables à souhait. En outre, le développement des contrats, les exigences réglementaires et de traçabilité, la mise en oeuvre de services toujours plus nombreux, alourdissent leur mission. Comment rendre alors plus efficient économiquement son temps de travail tout en restant dans des limites humainement supportables ? Il n'existe pas de modèle unique. Chacun y va de son credo et avance à tâtons sur le sujet sensible de l'organisation du temps de travail. Les réflexions en cours dans les coopératives ou négoces, ou sur le point d'être lancées, se multiplient. " Les entreprises prennent plus en considération ce sujet depuis dix-huit mois ", note Philippe Jeanneau, de la société Asape, conceptrice de solutions GRC.

Recentrer la mission du TC

Le temps passé à des tâches administratives va croissant. " L'administratif m'occupe bien par moment à 70 %, avec cinq types de contrats à gérer en collecte ", reconnaît un technico-commercial d'un groupe coopératif. Faut-il considérer tout ce temps comme improductif ? Et où placer le curseur entre l'administratif incontournable et celui pouvant être délégué ou allégé par des outils ? Faciliter le travail des équipes terrain pour que celles-ci se concentrent sur les visites en clientèle, peut se jouer à deux niveaux. L'un très en amont avec " une redéfinition de la fonction et une organisation des structures qui va s'effectuer conjointement ", note Gilles Clerjaud, consultant en entreprise (lire p. 30). La méthode est de lister le type de tâches incombant au métier sans perdre de vue la productivité sur le terrain tout en mettant en place des fonctions dédiées pour épauler le technico-commercial. Ce n'est pas une mince affaire et elle doit être gérée de préférence de façon participative, comme le fait la coopérative Terre d'Alliances dans l'Ain (lire p. 31). On assiste alors à un recentrage de l'activité sur son coeur de métier qui est la vente et le conseil.

L'autre niveau se situe dans les moyens donnés pour réaliser au mieux les missions. L'outil informatique n'est pas forcément la panacée pour certains, mais il devient incontournable. Assorti des outils d'aide tel un logiciel de GRC (gestion relation clients), il peut aider à améliorer la gestion du temps (lire p. 32). En effet, la GRC peut concourir à cibler les actions en visitant les bonnes personnes au bon moment, en croisant "catégories d'agriculteurs" et "nombre de visites à effectuer." Tout en intégrant aussi le critère économique du chiffre d'affaires, voire au mieux celui de la marge contributive, pour évaluer alors l'efficience économique. Les produits de GRC sont évolutifs et on pourra demain visualiser via google map les tournées et mieux rationaliser les trajets.

Visites structurées et planifiées

Déjà, dans leur version actuelle, la planification des visites et l'établissement d'objectifs en heures ou en nombre sont possibles. La marge de manoeuvre est-elle toutefois importante en ce domaine ? Selon une enquête ADquation-Agrodistribution, les agriculteurs reçoivent en moyenne neuf visites par an de leur technico-commercial. Et plus d'un tiers (36 %) annonce plus de dix visites par an. Selon Michel Bottollier, formateur consultant, il y a à gagner en visant une moyenne annuelle de six à sept visites structurées et bien planifiées. De son côté, Alain Baraton estime que la réponse des agriculteurs reflète bien la réalité du terrain avec " six à sept visites préparées et deux à trois de courtoisie ". Mais selon lui, ce qui compte est " la marge dégagée en moyenne par visite. C'est là dessus qu'il y a à gagner en efficience ". Car les agriculteurs sont globalement satisfaits de la fréquence de visites. Toutefois, l'enquête met en évidence qu'au-delà d'un certain seuil, le taux de satisfaction ne bouge plus . Indépendamment de ces aspects, c'est l'organisation même du technicien qui prime. Sa capacité à anticiper au maximum et à tout régler rapidement, à l'image de Mathieu Baudet (lire p. 33), peut faire la différence.

DOSSIER RÉALISÉ PAR HÉLÈNE LAURANDEL